| HERRAMIENTAS PARA ADMINISTRAR PROYECTOS |
PROGRAMACION: Una de las tareas más comunes en la administración es la de programar y hacer seguimiento a una serie de acontecimientos; la complejidad de esta tarea puede variar considerablemente, dependiendo de las necesidades de la organización de que se trate, de el/los usuario/s y de cómo se utiliza la herramienta. Algunos desafíos comunes incluyen:
Acontecimientos que dependen el uno del otro de diversas maneras.
Recursos humanos disponibles para trabajar en las diversas tareas.
Incertidumbres en las estimaciones de la duración de cada tarea.
Ordenación de las tareas para satisfacer los plazos.
Interferencia entre múltiples proyectos, para satisfacer distintos requerimientos simultáneos.
interferencia de datos bidireccionales.
CALCULO DE LA RUTA CRITICA: En muchos proyectos complejos, habrá una trayectoria crítica o serie de acontecimientos que dependan uno del otro y que sus duraciones determinen directamente la longitud del proyecto entero. Algunos usos del software (por ejemplo, soluciones de la matriz de la estructura de dependencia) pueden destacar estas tareas, que son las que concentrarán el esfuerzo de seguimiento y optimización. Para más información sobre ruta o camino crítico, PERT: Es la técnica de revisión y evaluación de programas, Es básicamente un método para analizar las tareas involucradas en completar un proyecto dado, especialmente el tiempo para completar cada tarea, e identificar el tiempo mínimo necesario para completar el proyecto total.
ABASTECIMIENTO DE LA INFORMACION: El software de planeamiento de proyectos necesita proporcionar mucha información a diversas personas, para justificar el tiempo que se lleva usándolo. Los requisitos típicos podrían incluir:
Listas de tareas para la gente, y la programación de la asignación de los recursos Información descriptiva acerca de cuánto tiempo tomarán las tareas para terminarse Detección temprana de riesgos del proyecto Información sobre carga de trabajo, por la planeación de días festivos. Información histórica sobre cómo han progresado los proyectos, y en particular, cómo se relaciona el desempeño planeado con el actual. Importancia de la comunicaciòn:: La comunicación es un proceso esencial de la gestión de proyectos, del principio hasta el final del proyecto . Hay que determinar:
a quién se comunica que información de qué manera se le comunica la información con qué frecuencia con qué grado de detalle
METODOS DE GESTION DE PROYECTOS
Diagrama de Gantt: Esta herramienta básica que se utiliza para realizar la planificación del trabajo de un proyecto es el diagrama de Gantt . Es un diagrama de barras que muestra el origen y el final de las diferentes unidades mínimas de trabajo y los grupos de tareas así como las dependencias entre unidades mínimas de trabajo (pueden ser fin-comienzo, fin-fin, comienzo-fin, comienzo-comien)
Aproximaciones al software de administración de proyectos
Escritorio: El software de administración de proyectos se puede poner en ejecución como programa que funcione en el escritorio de cada usuario. Esto da, tradicionalmente, el más sensible y gráfico estilo de interfaz.
Las aplicaciones de escritorio almacenan tradicionalmente sus datos en un archivo, aunque algunos tienen la capacidad de colaborar con otros usuarios, o almacenar sus datos en una base de datos central.
Basado en el Web
El software de la administración de proyectos se puede poner en ejecución con una Aplicación Web.
Ventajas y desventajas de una aplicaciòn web
Multi-Usuarios o corporativos: Existen también, software o herramientas informáticas que centralizan la información sobre los proyectos que realiza la empresa, es en definitiva una Oficina de Administración y Control de Proyectos (PMO) pero virtual, en ella que los ejecutivos que deben Planificar, administrar, gestionar y controlar los proyectos, les permite de manera constante conocer la situación real de cada proyecto, controlando los avances, la documentación pertinente, las tareas y subtareas desarrolladas, los costos relacionados, coordinando acciones y procesos, todo ello de manera remota, proactiva y sin mayores costos para la organización ya que existe modelos.
Se puede acceder desde cualquier tipo de computadora sin la instalación de software. Facilidad del control de acceso. Naturalmente multiusuario. Solamente una instalación/versión de software para mantener. Originalmente es más lento para responder que las aplicaciones de escritorio. Capacidad gráfica más limitada que las aplicaciones de escritorio. Personal : Una aplicación personal de la administración de proyectos es la usada en los hogares para manejar una forma de vida o proyectos caseros. Existe un traslapo considerable con los sistemas de un solo usuario, aunque el software personal de la administración de proyectos implica interfaces más simples.
Solo un usuario: Un sistema de un solo usuario se programa suponiendo que solamente una persona necesitará corregir el plan del proyecto inmediatamente. Esto se puede utilizar en compañías pequeñas, o en aquellas donde solamente algunas personas están implicadas en el planeamiento desde arriba hasta abajo del proyecto. Las aplicaciones de escritorio caen generalmente dentro de esta categoría.
De colaboracion: Un sistema de colaboración se diseña para apoyar a usuarios múltiples que modifican diversas secciones del plan inmediatamente, por ejemplo, poniendo al día las áreas de las cuales ellos son responsables personalmente de tal manera que esas estimaciones quedan integradas dentro del plan general. Las herramientas basadas en la web, incluyendo extranets, caen generalmente en esta categoría, pero tienen la limitación de que pueden ser utilizadas solamente cuando el usuario tiene acceso activo de Internet.
Integrado: Un sistema integrado combina la administración de proyectos o el planeamiento del proyecto, con muchos otros aspectos de la vida de la compañía. Por ejemplo, los proyectos de PHProjekt tienen seguimiento de errores asignando resultados a cada proyecto, la lista de los clientes del proyecto se convierte en un módulo de la administración de la relación del cliente, y cada persona en el plan del proyecto hace sus propias listas de tarea, calendarios, y funcionalidad de la mensajería asociados a sus proyectos.
Herramientas no especializadas: Mientras que el software especializado puede ser común, y promovido rigurosamente por cada vendedor, hay una gama extensa de otras herramientas del software (y no-software) usadas para planear y para programar proyectos.
Contabilidad de proyecto : La contabilidad de proyecto es la práctica de crear los informes financieros diseñados específicamente para seguir el progreso financiero de los proyectos, que se pueden entonces utilizar por los encargados para ayudar a la gerencia de proyecto.
HOJA DE CALCULO SCRUM: Sirve para gestionar el trabjo en cada sprint: tareas, asignación, estado y tiempos. Genero de forma automática, los gráficos para el seguimiento de esfuerzo y tareas.
COMENTARIOS DE GRUPO: Esta herramienta nos permite manipular datos numericos y alfanumericos, en ellla se pueden realizar calculos complejos . Es un fichero comprido, se utiliza para hacer pequeñas bases de datos, y esta herramienta despues de creada no puede ser modificada y es senclla de manejar, no nos parece una herramienta completa para manejar nuestro proyecto.
GANTT PROJECT
GANTT PROJECT: es un programa para la planificacion de proyectos que podria servir a los animadores de los i-enlaces en el seguimiento de sus acciones
GanttProject es una herramienta de gestión de proyectos libre, permite realizar diagramas de GANTT a fin de planificar un proyecto y gestionar los recursos.
GanttProject es una herramienta completa con funcionalidades para importar y exportar hacia Microsoft Project, además permite exportar al formato PDF o HTML.
COMENTARIO DE GRUPO:Gantt project nos parecio una gran herramienta para el manejo o la adminitracion de proyectos,ya que este programa es facil de manejar ademas cumple con un formato de herramienta muy completo para aministrar,manejar y guiar un proyecto de forma detallada, algo muy interasante es que se puede es que se puede asignar las tareas a cada integrante y detreminar el cargo de cada uno,ademas este programa no deja empezar una nueva tarea hasta no haber terminado con la tarea anterior, se maneja el tiempo y divide el proyecto en un arbol de tarea para realizar las actividades de forma oportuna.
MICROSOFT PROJECT
COMENTARIO DE GRUPO: MICROSOFT PROJECT nos parecio una herramienta muy util y de facil manejo ya que nos permite organizar y visualizar de una forma correcta todas las actividades planeadas para un proyecto bien definido o estructurado.
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